Para preparar el encargo
Una instructa útil resume el objetivo del acto, los puntos que requieren intervención y el documento que respalda cada uno. También delimita qué decisiones están autorizadas, cuáles exigen consulta y qué información necesita recibir el despacho después de la asistencia.
1. Identificar el acto y la versión
Encabeza el documento con órgano judicial, procedimiento, fecha, hora y actuación. Identifica al letrado director y añade la fecha de actualización de la instructa. Si sustituye una versión anterior, déjalo indicado para evitar que circulen instrucciones incompatibles.
2. Resumir la posición procesal
Explica qué se discute, qué solicita cada parte y en qué punto se encuentra el procedimiento. Distingue los hechos no controvertidos de los que exigen atención. Remite a los escritos y resoluciones que fundamentan el resumen, con referencias que permitan encontrarlos en el expediente.
Incluye los antecedentes necesarios para entender el acto. Una cronología breve suele ser más útil que copiar íntegramente los escritos.
3. Vincular cada cuestión con su soporte
Ordena los puntos relevantes para la actuación y señala la documentación o prueba relacionada. Si hay aspectos dudosos, identifícalos como tales y explica qué necesita aclaración. La instructa no debe presentar como comprobado lo que todavía depende de una revisión.
- Cuestión que debe tratarse y posición del despacho.
- Documento, resolución o elemento de prueba que conviene localizar.
- Incidencia previsible y criterio que se propone seguir.
- Duda pendiente y persona con quien debe resolverse.
4. Delimitar negociación y consultas
Si se contempla negociar, concreta el margen autorizado y qué propuestas requieren consulta. No basta con una expresión abierta como «intentar un acuerdo». El compañero debe poder distinguir una posibilidad a explorar de una decisión ya autorizada.
Acuerda con el letrado director cómo plantear las consultas y qué hacer si durante el acto surge una situación no prevista. No presupongas una disponibilidad de contacto que no se haya convenido.
Ejemplo ficticio de una cuestión bien referenciada
En un asunto civil inventado, el despacho quiere destacar una diferencia entre dos importes. Una indicación utilizable sería: «Revisar la diferencia entre la cantidad del escrito y la del documento 3; la comparación está en la página 2 de la nota de trabajo. Confirmar con el letrado director el importe que debe mantenerse antes del acto».
El ejemplo distingue el problema, su ubicación y la decisión pendiente. Una frase como «mirar bien las cantidades» obliga al sustituto a reconstruir lo que el despacho ya conoce y no aclara si existe una instrucción definitiva. El contenido procesal concreto siempre depende del expediente.
5. Revisar la instructa antes de cerrar el encargo
Contrasta las instrucciones con la documentación entregada y resuelve contradicciones. Comprueba que el alcance coincida con el presupuesto y la confirmación. Deja definido qué información se espera después de la asistencia, especialmente respecto de las cuestiones que deberá valorar el despacho director.
Plantilla breve para revisar con el letrado director
Puedes utilizar estas preguntas como cierre de la preparación. Si una respuesta sigue abierta, identifica quién debe aclararla y evita presentarla como instrucción confirmada.
- ¿Cuál es el objetivo de esta asistencia y qué queda fuera del encargo?
- ¿Qué tres o cuatro cuestiones necesitan especial atención durante el acto?
- ¿Dónde se localiza el soporte de cada una, con archivo y página?
- ¿Qué decisión está autorizada y qué propuesta necesita consulta previa?
- ¿Qué ha cambiado desde la última entrega del expediente?
- ¿Qué incidencias o resultados debe destacar la comunicación posterior?
Antes de dar el siguiente paso
¿La instructa sustituye la revisión del expediente?
No. Es una herramienta de coordinación que debe leerse junto con la documentación relevante y aclararse con el letrado director cuando resulte necesario.
¿Qué extensión debe tener una instructa?
La necesaria para explicar la intervención sin ocultar los puntos decisivos entre transcripciones. Un resumen inicial y referencias al expediente facilitan la lectura. Los asuntos complejos pueden requerir apartados o anexos adicionales, revisados con el letrado director.
¿Cómo se corrige una instrucción ya enviada?
Envía una versión identificada con fecha y explica qué apartado cambia y qué versión sustituye. Si el cambio afecta a una decisión relevante para el acto, confirma que se ha recibido y comprendido por el canal acordado.